تعريف وأهمية نظم المعلومات الإدارية

تعريف وأهمية نظم المعلومات الإدارية
إن نظم المعلومات الإدارية هي طريقة منظمة لعرض معلومات الماضي
والحاضر المتعلقة بالعمليات الداخلية والآثار الخارجية. وتدعم نظم
المعلومات عملية التخطيط والإدارة ونشاطات المشروع داخل جمعية تنظيم
الأسرة, بحيث توفر المعلومات المناسبة في الوقت المقرر للمساهمة
الفعّالة في اتخاذ القرار.





إن نظم المعلومات الإدارية توفر المعلومات المناسبة على الصعيدين
الداخلي والخارجي للإدارة على كافة مستوياتها, حتى يمكن اتخاذ
القرارات الفعالة والمؤقتة لكي يوفر القيام بعملية التخطيط والرقابة
والتوجيه داخل منظمة ما (مثل المنظمات غير الحكومية أو جمعيات
الأسرة). وتوفر نظم المعلومات الإدارية مجموعة من نظم المعلومات
الوظيفية.





وتعمل نظم المعلومات المطورة على توفير البيانات المطلوبة بهدف دعم
وإدارة وظائف برامج المشروع. ولقد بدأت نظم المعلومات الإدارية قبل
إدخال الكمبيوتر بفترة طويلة من الزمن. فقد نشأت في باد الأمر بإدارة
الحسابات ومجالات الإدارة الأخرى. ويوسع استخدام الكمبيوتر من سهولة
استعمال المعلومات والحصول عليها والتعامل مع البيانات بكميات كبيرة.
كما أن هذه البيانات تكون متاحة للاستخدام من قبل المنظمة ككل.





معايير, مصادر, طرق, ومراحل نظم المعلومات الإدارية:


ابتداء من جمع البيانات, وفترات تلك البيانات إلى التحليل ورفع
التقارير (القوائم البيانية) وتعتبر نظم المعلومات على مستوى جيد عندما
تخدم منظمة ما ومديريها عن طريق جمع. وتحليل المعلومات المناسبة
والشاملة وكلن بدون إفراط فيها لتحليل تنمية البرنامج والمشاكل أو
اتخاذ القرار. لذا فإن معايير نظم المعلومات الإدارية الجيدة في:


الدقة: معلومات وبيانات صحيحة.


حداثة المعلومات: توفر معلومات حديثة وفي حينها.


التكامل: توفر قدر كافٍ من المعلومات الضرورية بالنسبة لغرض محدد.


الإيجاز: معلومات موجزة بالاستثناء أو نشاطات مخططة حسب الحاجة.


الارتباط والملائمة: لمساندة أسلوب العمل المتطلب من مسؤولي الإدارة
في منظمة ما وذلك بمساعدة تحليل منظم المعلومات- تكييف التحليل وفقاً
لتسهيل عملية استخدام المعلومات للمراحل الإدارية المختلفة.


توفر المعلومات: أن تكون متوفرة وسهل الحصول عليها.





مصادر وطرق ومراحل المعلومات:

أ‌. متطلبات المعلومات وجمع البيانات:


ومهما كان الغرض من استخدام نظم المعلومات الإدارية بالنسبة لاتخاذ
القرار فيها يتعلق بتنمية برنامج ذي هدف معين أو مشكلة معينة فمن
الأٍسهل تنظيم البيانات بطريقتين أساسيتين:


أولاً: إعداد قائمة بالمعلومات أو البيانات المعروفة عن مشكلة أو موضوع ما على النحو التالي:

المشكلة

البيانات المعروفة لنا

المصدر



ثانياً: إعداد قائمة بالبيانات المطلوبة – غير المعروفة للمسؤولين. ويمكن أن تساعد استفسارات معينة في عملية جمع البيانات:


1. لماذا تجمع البيانات (الهدف)


أ‌. الجهة الموجهة إليها البيانات.


ب‌. الغرض.


2. أين توجد البيانات (المصدر).


3. كيف يتم جمع البيانات (الطريقة)


أ‌. عدد مرات جمع البيات, ومتى تجمع.


4. أي صعوبات في عملية جمع البيانات (حدود الصعوبات).

مجال المعلومات

الجماعات المستهدفة

تفاصيل الجماعات المستهدفة

المصادر

منهج المعلومات

صعوبة جمع البيانات

صلاح هادي حسن الحسيني




المقدمه :


لقد ساهمت نظم دعم القرارات بخلق نوع من الربط بين ثلاث عناصر رئيسيه
هي قاعده البيانات والمعلومات المتوفره ، النماذج الكميه ( الرياضيه ،
الاحصائيه ، بحوث عمليات ) وبين متخذ القرار سواء كان فرد أو جماعه
تشارك في عمليه صياغته ويرتبط هذا النوع من النظم بالحاسوب أرتباط
وثيق لدخول عمليات رئيسيه في أعداد وتهيئه معلوماته وهي أما أن تكون
رياضيه أو غيرها لذلك لعب هذا النظام دوراً هاماً في مساعده ودعم
وترشيد المدراء في قراراتهم لخلق هذا النوع من الترابط .


ويحتوي البحث على :


* مفهوم نظم دعم القرارات


* خصائص نظم دعم القرارات


* مزايا نظم دعم القرار


* مراحل دعم اتخاذ القرار


* نظم دعم القرار الجماعي


* الخلاصه





* مفهوم نظم دعم القرارات :


تلعب المعلومات وأنظمتها دوراً مهماً في صياغه القرارات وضمان تحقيقها
لمتطلبات عمليه صنع القرار ويعمل نظم المعلومات الطوره على توفير
البيانات بهدف دعم توفير البيانات المطلوبه بهدف دعم وأداره وظائف برامج
المشروع لامتياز ما تقدمه بالدقه والحداثه والتكامل والايجاز في عرض
الحقائق لتكون مرتبطه أرتباطاً وثيقاً بالمشكله التي يتعلق بها القرار
بصوره مباشره .


ويلعب الحاسب الالي دوراً مهماً في عمليه ترشيد القرارات من
خلال البرامجيات والعمليات الرياضيه والمحسابيه والتي يمكن أن تنجزها
بسرعه ودقه وأرتبطت به عده أنظمه مساعده ومن ضمنها نظم دعم القرارات
ويمكن تعريفها :- وهي النظم التي تعتمد على الحاسب الالي بهدف
تقديم المساعده على أتخاذ القرارات المتعلقه بالمهام شبهه الهيكليه ،
عن طريق الدمج بين عناصر قاعدة البيانات والنماذج الكميه ( الاحصائيه ،
الرياضيه ، بحوث العمليات )بالاضافه لاخذ وجهه نظر متخذ القرار .
وقد أختلف الباحثون في وضع تعريف
محدد لنظم دعم القرارات فقلما نجد نظام للمعلومات لا وله دور يلعبه
في دعم وترشيد عمليه أتخاذ القرار والسبب الرئيسي هو أتخاذ القرار
لآعتباره جوهر العمليه الاداريه ومن ثم نوع المشكله يلعب دوراً في تحديد
الاسلوب المتبع لحلها .


ويمكن أن نضع تعريفاً أجرائياً مفاده :- أن عمليه دعم القرارات :- هي
النظم التي تعتمد على الحاسوب من خلال أجراء عمليات حسابيه أو رياضيه
هدفها مساعده متخذ القرار وترشيد وجهته فهي عمليه ربط بين متخذ القرار
والبيانات والعمليات الاحصائيه والرياضيه .


ويمكن تصنيف القرارات التي يتم دعمها بواسطة هذا النوع من النظم الى نوعين هما:-


1- القرارات البنائية: وهى تلك القرارات الفورية التي تتخذ إستجابة
لسياسات مختلفة معدة مسبقا يتم تغذيتها مما يسمى "قاعدة قرارات" .


2- القرارات غير البنائية: وهي تلك التي تتخذ للتعامل مع المشاكل غير
المحددة والمتشابكة أو غير الهيكلية حـيث يمكن تحديد جزء من المعاملات
بدقة والجزء الآخر ذو طبيعة احتمالية يكون غالبا مـن الصعب تحديده
والتعرف على سلوكه، و من ثم لا يمكن إعداده مسبقا وذلك لنــــدرة
القرارات أو عدم وضوحها أو لسرعة تغير هذه القرارات كما أنها تأخذ في
الغالب وقتا كبيراً من متخذ القرار.


* خصائص نظم دعم القرار


1- تساعد متخذي القرار في تنفيذ المهام شبه الهيكلية.


2- تعتمد على التفاعل البشري - الآلي عن طريق تقديم الإمكانيات
الاستفسارية للحصول على إجابات لسلسلة من الأسئلة لطرح السيناريوهات
البديلة أمام متخذ القرار.


3- تقدم نظم دعم القرار الدعم لكل المستويات الإدارية وخاصة الإدارة العليا.


4- تقدم نظم دعم القرار الدعم في مجال القرارات المستقلة أو القرارات
التابعة التي يتطلب القرار الواحد أن يتخذ بأكمله نتيجة التشاور
والتفاعل بين مجموعة من الأشخاص.


5- تمكن نظم المعلومات متخذ القرار من إيجاد حلول للمشاكل محل الدراسة
وأيضا اختيار عدد من الحلول المختلفة مع الاحتفاظ بنشاطه الأساسي وهو
التحكم والرقابة على عملية اتخاذ القرار.


6- تجمع نظم دعم القرار بين قواعد البيانات والنماذج الرياضية والإحصائية.


7- توفر نظم دعم القرار الدعم اللازم في مختلف مراحل اتخاذ القرار،
بدءاً بالإدراك وتحديد المشكلة إلى مرحلة الاختيار النهائي لأفضل
البدائل.


8- يجب أن تكون نظم دعم القرار مرنة بحيث يمكن تعديلها بحيث تتلاءم مع الظروف المحيطة.


* مزايا نظم دعم القرار


1- إمكانية اختبار أكبر عدد من البدائل.


2- الاستجابة السريعة للأوضاع غير المتوقعة.


3- توفير الوقت والتكلفة.


4- إمكانية تجربة أكثر من سياسة مختلفة للحل.


5- إمكانية الوصول إلى قرارات موضوعية تأخذ في الاعتبار وجهة نظر متخذ القرار.


6- زيادة فاعلية عملية اتخاذ القرار.


7- تضييق الهوة بين مستويات أداء متخذي القرار.


* مراحل دعم اتخاذ القرار


تمر عملية دعم اتخاذ القرار بثلاث مراحل مختلفة تم توضيحها بنموذج
"هربرت سيمون" 1960م كأساس لعملية دعم اتخاذ القرار، حيث يمكن استخدام
هذا النموذج لوصف القرارات السريعة والقصيرة المدى بالإضافة الى
القرارات الاستراتيجية طويلة المدى.


وينقسم نموذج "سيمون" الى ثلاث مراحل رئيسية هى: مرحلة الاستخبارات، مرحلة التصميم، ومرحلة الاختيار :


1- المرحلة الأولى: الاستخبارات


تبدأ مرحلة الاستخبارات لعملية دعم القرار من خلال مبدأين هما:


أ- اكتشاف المشكلة:


ويقصد به التعرف على أى شيء لا يتفق مع الخطة السابق تحديدها أو مع
المعايير القياسية الموضوعة. وبالتالى يكون الهدف الذي يسعى من أجله
متخذ القرار واضحا.


ب- السعي الى الفرص المتاحة :


ويعنى إيجاد بعض الظروف التى تبدو أنها تقدم لمتخذ القرار لتحقيق عائد أفضل.


بعد اكتشاف المشكلة وصياغتها فى المرحلة السابقة فإن المشكلة التى لها
حل وحيد لا تعد مشكلة فى ذاتها بل هى حقيقة لا بد من التسليم بها. أما
إذا كان للمشكلة أكثر من حل فإن وجهات النظر بشأنها تتعدد وتتباين قوة
وضعفاً.


وخلال هذه المرحلة يجب على متخذ القرار أو المساعدين له إعداد ملخص
عام عن الحلول البديلة الممكنة، مستعيناً في ذلك بالأساليب العلمية
الحديثة، وأدوات التصميم المستخدمة فى علوم إدارة وتحليل وتصميم
النظم.


والجزء الهام فى عملية اتخاذ القرار هو استخراج البدائل:


ومهمة استخراج البدائل عمل خلاق وإبداع يمكن تعلمه. والعملية
الإبداعية تتطلب وجود معارف دقيقة لمجال المشكلة وحدودها بالإضافة الى
الدوافع لحل المشكلة. ويمكن تعزيز الإبداع بواسطة وسائل مثل
السيناريوهات، التفكير العقلي، قوائم الاختبار، وقوالب عملية القرار.


وتحتوى مرحلة تصميم نظام دعم القرار على عدة خطوات: تبدأ بالتخطيط ثم
البحث وتحليل النظام ثم الوصول الى تصميم وتكوين النظام وأخيراً تنفيذ
البرامج ومتابعة التغيرات للخروج بالتعديل المطلوب، نتيجة دروس وحقائق
التنفيذ الفعلى.


المرحلة الثالثة: الاختيار


تعتبر هذه المرحلة هى جوهر عملية اتخاذ القرار حيث يواجه متخذ القرار
مجموعة بدائل متعددة، ويجب اختيار أحدها الذى سيطبق ويلتزم به أفراد
المنظمة أو المؤسسة. وقد يبدو ذلك سهلا ولكن فى الواقع توجد صعوبات
كثيرة تجعل من مرحلة الاختيار عملية معقدة ومن ذلك: تعدد الأفضليات، عدم
التأكد تعارض المصالح الرقابة، اتخاذ القرار الجماعى.


نماذج التنبؤ والمحاكاة ونظم دعم القرار إن جوهر نظم دعم اتخاذ القرار
هو التنبؤ والإنذار المبكر وصياغة السيناريوهات المبنية على نماذج
المحاكاة، حيث تقوم نظم دعم القرار بعمل المزج بين البيانات المتاحة مع
الرؤى الشخصية لمتخذ القرار، ويتم كله داخل بوتقه من النماذج الرياضية
للتنبؤ والمحاكاة.


وفيما يلى نعرض السمات العامة والتطبيقات المختلفة للنموذجين.


1- نموذج التنبؤ: وتلعب نماذج التنبؤ دورا هاما فى إمداد متخذى
القرار بالتنبؤات والمعلومات الهامة بوقت كاف قبل وقوع الأزمات الناتجة
عن المخاطر، سواء كانت مخاطر ناتجة عن ظواهر طبيعية أو كانت بفعل
الإنسان ولكنها غير متعمدة.


وتلعب الأساليب الكمية (الرياضية والإحصائية) وتكنولوجيا الحاسب الآلى
وكذلك تكنولوجيا الاتصالات والاستشعارات من البعد دورا أساسيا فى
عملية التنبؤ، حيث تتيح هذه التكنولوجيات إمكانية القياس والمراقبة
والرصد وبالتالى إمداد فريق دعم القرار بالتحذيرات والتنبؤات بالأزمات
الممكن حدوثها. ومن ثم يمكن تجنب الآثار السلبية أو أخذ الاحتياطات
اللازمة للتخفيف من المخاطر وغالبا ما تستخدم الطرق الإحصائية فى
تحليل ودراسة قاعدة البيانات التاريخية المتاحة والاستفادة منها فى
التنبؤ باحتمالات حدوث أزمات متشابهة فى المستقبل.


2- نموذج المحاكاة: ومن ناحية ثانية توجد استخدامات أخرى للنماذج
الرياضية من خلال صيانة السيناريوهات اللازمة لعمل مجموعة من البدائل
التى يمكن لمتخذ القرار اختيار بديل منها.


* نظم دعم القرار الجماعي


نظام دعم القرار الجماعي هو نظام تفاعلي مبنى على الحاسب الآلى ويقوم
بتسهيل إيجاد الحلول للمشاكل المتشابكة غير المهيلكة. وتتميز عملية
اتخاذ القرار في هذه الحالة بأن متخذى القرار يعملون معا كفريق متكامل
يجمعهم اجتماع أو مؤتمر ما أو مشكلة بعينها والغرض هو الوصول الى قرار
موحد يجمع بين الخبرات المختلفة. فهناك طرف يعني بالإجراءات المتعلقة
بخسائر الأرواح، وآخر يعنى بالإجراءات الأمنية، وثالث يعنى بالتعويضات
المالية والشؤون الاجتماعية، أو الجانب الإعلامي لأزمة ما. وكل هؤلاء
يعملون فى إطار الأزمة المنوط بهم مسئولية اتخاذ القرار اللازم
لمواجهتها. ولضمان التنسيق لابد من أن تكون هناك أداة واحدة فقط تقدم
الدعم لهم جميعا" وهى فى حالتنا هذه نظام دعم القرار الجماعى. ويهدف
الى إيجاد بيئة عمل فعالة لمتخذى القرار المشتركين فى إدارة أزمة ما.


ويتسم نظام دعم القرار الجماعي بالخصائص التالية:


1- نظام جماعي وليس فردياً.


2- يستخدم تكنولوجيا الاتصالات استخداما "مكثفا".


3- يهدف إلي الحد من السلوكيات السلبية كالاستهتار بالوقت ومحاولة فرض الرأي.


4- يهدف إلى دعم السلوكيات الإيجابية كالمشاركة فى الرأي وتحفيز التفكير العلمي.


ويتألف نظام دعم القرار الجماعى من مجموعة من المكونات المادية المختلفة، التى من أهمها:


1- غرف اتخاذ القرار


2- شبكة اتصال لاتخاذ القرار


3- تكنولوجيا عقد المؤتمرات من على البعد .


4- اتخاذ القرار من على البعد .


يعتبر نظام دعم القرار الجماعى امتداداً لنظام دعم اتخاذ القرار
التقليدي فى اتجاه دعم أكثر فاعلية. ومن ثم فإن النظام الجماعى هو نظام
دعم اتخاذ قرار، مضافاً إليه التعديلات الآتية:


1- تدعيمه بشبكة مكثفة للاتصالات


2- تدعيمه بوسائل لزيادة الفاعلية. والمشاركة الفكرية من خلال نماذج
للاقتراح والترتيب والدرجات، تهدف جميعها للوصول إلى رأى موحد عام.


3- تدعيمه بوسائل تأمين مصداقية وإعتمادية أكثر من التي يوفرها نظام دعم القرار الفردي.


الخلاصه :


لقد بين هذا البحث المتعلق بنظم دعم القرارات أهميه هذا النظام وما
يلعبه من دور مهم بالاشتراك مع مجموعه أنظمه فرعيه معتمداً على عمليات
رياضيه كانت أو أحصائيه لتحليل البيانات والوصول الى نتائج تساعد وتدعم
متخذ القرار مرشدتاً قراراته ومساهمه في أضافه كم معرفي لصانع القرار
وتبدأ عمليه دعم القرار من خلال البحث عن المشكله ومحاوله معالجتها
من خلال طرح بدائل متاحه وعديده يمكن لها أن تساعد متخذ القرار في
أختيار أفضل البدائل لما تمتاز به من مرونه واستجابتها السريعه لكافه
المتغيرات لذلك فنظام دعم القرارات يكون رديفاً للمشكله منذ نشأتها
وأنتهاءً بافضل القرارات المتخذه لحل هذه المشكله وقد يكون نظام دعم
القرارات فردياً أو جماعياً يرفع روح المشاركه بين العاملين بمختلف
مستوياتهم ويعتمد أعتماداً كلياً على الحاسوب في كل عملياته ويصح أن
نقول أنه لايوجد نظام لدعم المعلومات لولا وجود الحاسوب .

وكل ذلك بحسب المصدر المذكور نصا ودون تعليق.