من طرف اشبوط الخميس 09 يونيو 2011, 04:52تكتسب الاجتماعات أهمية متزايدة في دنيا الأعمال، فمن خلال الاجتماعات مع العملاء يتم التفاوض بشأن الصفقات وإتمام الاتفاقات مع هؤلاء العملاء. ومن خلال الاجتماعات أيضاً يتم التفاوض مع موردي السلع والخدمات، للحصول على أفضل العروض وأحسن المواصفات، كما أن الاجتماعات مع فريق العمل داخل الشركة يكون لها الدور الأكبر في عقد جلسات العصف الذهني BrainStorming ، التي يتم خلالها استطلاع الآراء وتلقي الاقتراحات، انتهاءً إلى صياغة الخطط والاستراتيجيات لفترات مقبلة، كما أن الاجتماعات مع فريق العمل هي وسيلة أساسية أيضاً لإدارة العمل اليومي بالتنظيم الرسمي، والتعامل مع المشكلات التي يمكن أن تطرأ أثناء تنفيذ المشروعات.
لذا لابد أن تتوافر في القادة الرؤساء القدرة على إدارة الاجتماعات على نحو جيد؛ سواء كانت هذه الاجتماعات مع العملاء أو الموردين أو فريق العمل بالتنظيم. ولابد أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال محدد، ومدىً زمنياً متفق عليه مع أطراف الاجتماع، كما يجب أن تتم إدارة الاجتماع بشكل تتاح فيه الفرصة لمشاركة الكل .أنواع الاجتماعات: ومنها الاجتماعات الرسمية التقليدية:
ما هو اجتماع العمل؟
هو تَحدث فردين فأكثر في موضوع ما بهدف اتخاذ قرار ما أو تحليل مشكلة. تختلف اجتماعات العمل عن المناقشات والأحاديث المستمرة بين الأفراد في أن الاجتماعات تُعقد لهدف محدد في موعد ومكان محدد مسبقا. الاجتماعات قد تكون مخططة قبل فترة طويلة مثل عدة ساعات أو عدة أيام أو عدة شهور وقد يتم عقد الاجتماع في الحال لمواجهة مشكلة طارئة. تتصف بعض اجتماعات العمل بالرسمية الشديدة مثل اجتماعات الجمعيات العمومية ومجلس الإدارة وبين شبه الرسمية مثل الاجتماعات بين إدارتين من إدارات المؤسسة
ما فائدة الاجتماعات؟
الاجتماع يُتيح تبادل الخبرات أو نقل معلومات أومناقشة المواضيع من وجهات نظر مختلفة أواتخاذ قرارات تحتاج أن يتفق عليها اكثر من فرد او أكثر من جهة. فعندما يكون لدينا مشكلة في العمل -مثل عيوب في المنتج النهائي أو انخفاض الإنتاجية أو تناقص المبيعات- ونحاول الوصول إلى سبب المشكلة فإن عقد اجتماع بين الاطراف ذات الصلة بالموضوع لبحث الأسباب ومناقشتها
أنواع الإجتماعاتn
1- اجتماعات إعطاء المعلومات للآخرين.
2 - اجتماعات طلب المعلومات.
3 - الاجتماعات الخاصة بالإقناع.
4 - اجتماعات حل المشاكل والتفكير الإبداعي.
5 - الاجتماعات الخاصة باتخاذ القرار.
الأدوار و المسؤوليات
* رئيس الاجتماع.
* مسؤول ضبط الوقت.
* المسجل.
* دور المشاركين.
تنظيم الاجتماع
ما الذي عليك أن تفعله حين تقوم بتنظيم (قيادة) اجتماع؟ نستعرض هنا هذه الأمور مقسمة إلى ما قبل الاجتماع وأثناء الاجتماع وبعد الاجتماع
مراحل إدارة الاجتماعات ((قيادة الاجتماع)
)
ما قبل الاجتماع
تحديد مسار الاجتماع
اجتماع قبل الاجتماع
فهم المشاركين الآخرين
أثناء الاجتماع
الدور الاجرائي
1. الحضور في الوقت المحدد
2. تهيئة المشاركين للاجتماع
3. تنظيم المناقشة
الدور السلوكي
1. فهم نماذج الاتصال السائدة بين أعضاء الاجتماع.
2. الوعي بالدور السلوكي لأعضاء المجموعة.
3. التعامل مع أنماط الأفراد أثناء الاجتماع.
اقتراحات للاستخدام الفعال للأسئلة
آداب وأخلاق النقاش والحوار والخلاف في الاجتماعات واللقاءات وغيرها
أثناء الاجتماع
أشكال اتخاذ القرارات في الاجتماعات
مناقشة المجموعة العادية
العصف الذهني
أسلوب المجموعة الاسمي
ما بعد الاجتماع
كيفية تجنب الأخطار في ديناميكيات الجماعة
التفكير الجماعي
التسكع الاجتماعي
التحول الجماعي
جدول الأعمال الشخصية
تقييم الاجتماع
هنالك أمور يجب تجنبها و قد تؤدي الى فشل الإجتماع و إعاقتهالاجتماعات التي تهدف إلى مناقشة مواضيع العمل والوصول إلى قرارات هي وسيلة هامة للوصول إلى القرارات السليمة. ولكن في بعض الأحيان أو ربما كثير من الأحيان تتميز الاجتماعات بالفشل وتصبح مَضيعة للوقت. من سمات هذه الاجتماعات الفاشلة
ما قبل الاجتماع
أ- دعوة عدد كبير من الحاضرين ربما وصل إلى الثلاثين أو الأربعين. ويزيد الطين بلة أن تكون غرفة الاجتماعات غير مجهزة لاستقبال هذا العدد
ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع والمواضيع التي ستناقش والقرارت المطلوب اتخاذها
ت- عدم التحضير الجيد للاجتماع بقراءة تقارير والوقوف على الحقائق مما يؤدي إلى اعتماد الاجتماع على المهاترات والصوت المرتفع وكذلك الاستماع لأول مرة للحقائق في الاجتماع
ث- عدم توفر أدوات مساعدة للاجتماعات في غرفة الاجتماعات مثل عارض البيانات وشاشة أو سبورة
بداية الاجتماع
أ- عدم احترام ميعاد الاجتماع…الاجتماع يبدأ بعد ميعاده بربع أو نصف ساعة والحاضرون يتوافدون تباعا والداعي للاجتماع (منظم الاجتماع) قد يحضر متأخرا
ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع. تجد الحاضرين يتساءلون لماذا عُقد هذا الاجتماع ولا يعرفون الإجابة
ت- توجيه المناقشة بالتلميح إلى القرار الذي يريد المدير اتخاذه قبل مناقشة الحقائق
ث- عدم حضور أشخاص لهم دور أساسي في موضوع الاجتماع. عدم حضور هؤلاء الأشخاص قد يكون نتيجة عدم دعوتهم أصلاً او نتيجة عدم إهتامهم بالحضور او نتيجة تعمدهم عدم الحضور لكي يفشل الاجتماع
ج- وجود عدد من الحاضرين الذين لا يعرفون سبب وجودهم
وسط الاجتماع
أولاً: الحوار واتخاذ القرار
ا- الخروج عن موضوع الاجتماع إلى موضوعات فرعية أو خارجية تماماً واستعذاب التحاور فيها
ب- الدخول في تفاصيل دقيقة مثل مراجعة الحسابات والأرقام وبالتالي فقدان التركيز على الهدف الأصلي للاجتماع
ت- عدم تشجيع لغة الحوار والمناقشة والحقائق ولاحترام المتبادل. تجد هذا يوبِّخ ذاك وشخص يستهزئ بزميله
ث- المزاح والضحك الزائد (التهريج) خلال الاجتماع بالنكات الكثيرة
ج- عدم السماح للحاضرين بعرض الحقائق بشكل مرتب ومقاطعتهم بالأسئلة والمهاجمة
ح- مهاجمة الشخص الذي يقوم بعرض الموضوع والاعتراض على ترتيبه في عرض الموضوع مما يجعله غير قادر على استكمال الشرح
خ- تَنَاقُش من لا يَعرف مع من لا يَعرف عن ما لا يَعرفون
د- عدم السيطرة على الاجتماع وعدم منع من يريد فشل الاجتماع من تنفيذ مخططه
ذ- قيام المستمعين بالشرح الجانبي لبعضهم
ر- التحدث عن كلام جميل ومواضيع عظيمة ثم لا يتم تنفيذ أي شيء
ز- شخص يتكلم “المدير” والباقون يصدقون على كلامه وتحول الاجتماع الذي يفترض أن تناقش فيه حقائق ومعلومات إلى محاضرة في مبادئ الحياة والعمل يلقيها كبير الاجتماع
س- سيطرة المصالح الشخصية على مناقشات الاجتماع
ش- الكذب والنفاق
ثانيا: أمور تنظيمية
أ- السماح للحاضرين باستخدام التليفون المحمول داخل غرفة الاجتماعات. وهذا يكون في منتهي السوء عند وجود عدد كبير من الحاضرين
ب- التدخين داخل غرفة الاجتماعات
ت- السماح بهبوط لغة الحوار
ث- دخول وخروج الحاضرين من وإلى الاجتماع
ج- استدعاء أشخاص لحضور الاجتماع بعد بدء الاجتماع بمدة كبيرة
نهاية الاجتماع
أ- طول زمن الاجتماع لساعات وساعات لأسباب غير منطقية
ب- عدم الانتهاء بقرارت واضحة. تجد الاجتماع ينتهي وكلٌ يمضي إلى حالِ سبيلِه ولا أحد يدري هل تم اتخاذ قرار أم لا
ما بعد الاجتماع
أ- الكل مستاء ومتململ
ب- الأمور لا تتحسن…..لا أحد يفعل شيئا
الاجتماعات التالية
أ- تكرار نفس الأخطاء كل اجتماع
لذا لابد أن تتوافر في القادة الرؤساء القدرة على إدارة الاجتماعات على نحو جيد؛ سواء كانت هذه الاجتماعات مع العملاء أو الموردين أو فريق العمل بالتنظيم. ولابد أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال محدد، ومدىً زمنياً متفق عليه مع أطراف الاجتماع، كما يجب أن تتم إدارة الاجتماع بشكل تتاح فيه الفرصة لمشاركة الكل .أنواع الاجتماعات: ومنها الاجتماعات الرسمية التقليدية:
ما هو اجتماع العمل؟
هو تَحدث فردين فأكثر في موضوع ما بهدف اتخاذ قرار ما أو تحليل مشكلة. تختلف اجتماعات العمل عن المناقشات والأحاديث المستمرة بين الأفراد في أن الاجتماعات تُعقد لهدف محدد في موعد ومكان محدد مسبقا. الاجتماعات قد تكون مخططة قبل فترة طويلة مثل عدة ساعات أو عدة أيام أو عدة شهور وقد يتم عقد الاجتماع في الحال لمواجهة مشكلة طارئة. تتصف بعض اجتماعات العمل بالرسمية الشديدة مثل اجتماعات الجمعيات العمومية ومجلس الإدارة وبين شبه الرسمية مثل الاجتماعات بين إدارتين من إدارات المؤسسة
ما فائدة الاجتماعات؟
الاجتماع يُتيح تبادل الخبرات أو نقل معلومات أومناقشة المواضيع من وجهات نظر مختلفة أواتخاذ قرارات تحتاج أن يتفق عليها اكثر من فرد او أكثر من جهة. فعندما يكون لدينا مشكلة في العمل -مثل عيوب في المنتج النهائي أو انخفاض الإنتاجية أو تناقص المبيعات- ونحاول الوصول إلى سبب المشكلة فإن عقد اجتماع بين الاطراف ذات الصلة بالموضوع لبحث الأسباب ومناقشتها
أنواع الإجتماعاتn
1- اجتماعات إعطاء المعلومات للآخرين.
2 - اجتماعات طلب المعلومات.
3 - الاجتماعات الخاصة بالإقناع.
4 - اجتماعات حل المشاكل والتفكير الإبداعي.
5 - الاجتماعات الخاصة باتخاذ القرار.
الأدوار و المسؤوليات
* رئيس الاجتماع.
* مسؤول ضبط الوقت.
* المسجل.
* دور المشاركين.
تنظيم الاجتماع
ما الذي عليك أن تفعله حين تقوم بتنظيم (قيادة) اجتماع؟ نستعرض هنا هذه الأمور مقسمة إلى ما قبل الاجتماع وأثناء الاجتماع وبعد الاجتماع
مراحل إدارة الاجتماعات ((قيادة الاجتماع)
)
ما قبل الاجتماع
تحديد مسار الاجتماع
اجتماع قبل الاجتماع
فهم المشاركين الآخرين
أثناء الاجتماع
الدور الاجرائي
1. الحضور في الوقت المحدد
2. تهيئة المشاركين للاجتماع
3. تنظيم المناقشة
الدور السلوكي
1. فهم نماذج الاتصال السائدة بين أعضاء الاجتماع.
2. الوعي بالدور السلوكي لأعضاء المجموعة.
3. التعامل مع أنماط الأفراد أثناء الاجتماع.
اقتراحات للاستخدام الفعال للأسئلة
آداب وأخلاق النقاش والحوار والخلاف في الاجتماعات واللقاءات وغيرها
أثناء الاجتماع
أشكال اتخاذ القرارات في الاجتماعات
مناقشة المجموعة العادية
العصف الذهني
أسلوب المجموعة الاسمي
ما بعد الاجتماع
كيفية تجنب الأخطار في ديناميكيات الجماعة
التفكير الجماعي
التسكع الاجتماعي
التحول الجماعي
جدول الأعمال الشخصية
تقييم الاجتماع
هنالك أمور يجب تجنبها و قد تؤدي الى فشل الإجتماع و إعاقتهالاجتماعات التي تهدف إلى مناقشة مواضيع العمل والوصول إلى قرارات هي وسيلة هامة للوصول إلى القرارات السليمة. ولكن في بعض الأحيان أو ربما كثير من الأحيان تتميز الاجتماعات بالفشل وتصبح مَضيعة للوقت. من سمات هذه الاجتماعات الفاشلة
ما قبل الاجتماع
أ- دعوة عدد كبير من الحاضرين ربما وصل إلى الثلاثين أو الأربعين. ويزيد الطين بلة أن تكون غرفة الاجتماعات غير مجهزة لاستقبال هذا العدد
ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع والمواضيع التي ستناقش والقرارت المطلوب اتخاذها
ت- عدم التحضير الجيد للاجتماع بقراءة تقارير والوقوف على الحقائق مما يؤدي إلى اعتماد الاجتماع على المهاترات والصوت المرتفع وكذلك الاستماع لأول مرة للحقائق في الاجتماع
ث- عدم توفر أدوات مساعدة للاجتماعات في غرفة الاجتماعات مثل عارض البيانات وشاشة أو سبورة
بداية الاجتماع
أ- عدم احترام ميعاد الاجتماع…الاجتماع يبدأ بعد ميعاده بربع أو نصف ساعة والحاضرون يتوافدون تباعا والداعي للاجتماع (منظم الاجتماع) قد يحضر متأخرا
ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع. تجد الحاضرين يتساءلون لماذا عُقد هذا الاجتماع ولا يعرفون الإجابة
ت- توجيه المناقشة بالتلميح إلى القرار الذي يريد المدير اتخاذه قبل مناقشة الحقائق
ث- عدم حضور أشخاص لهم دور أساسي في موضوع الاجتماع. عدم حضور هؤلاء الأشخاص قد يكون نتيجة عدم دعوتهم أصلاً او نتيجة عدم إهتامهم بالحضور او نتيجة تعمدهم عدم الحضور لكي يفشل الاجتماع
ج- وجود عدد من الحاضرين الذين لا يعرفون سبب وجودهم
وسط الاجتماع
أولاً: الحوار واتخاذ القرار
ا- الخروج عن موضوع الاجتماع إلى موضوعات فرعية أو خارجية تماماً واستعذاب التحاور فيها
ب- الدخول في تفاصيل دقيقة مثل مراجعة الحسابات والأرقام وبالتالي فقدان التركيز على الهدف الأصلي للاجتماع
ت- عدم تشجيع لغة الحوار والمناقشة والحقائق ولاحترام المتبادل. تجد هذا يوبِّخ ذاك وشخص يستهزئ بزميله
ث- المزاح والضحك الزائد (التهريج) خلال الاجتماع بالنكات الكثيرة
ج- عدم السماح للحاضرين بعرض الحقائق بشكل مرتب ومقاطعتهم بالأسئلة والمهاجمة
ح- مهاجمة الشخص الذي يقوم بعرض الموضوع والاعتراض على ترتيبه في عرض الموضوع مما يجعله غير قادر على استكمال الشرح
خ- تَنَاقُش من لا يَعرف مع من لا يَعرف عن ما لا يَعرفون
د- عدم السيطرة على الاجتماع وعدم منع من يريد فشل الاجتماع من تنفيذ مخططه
ذ- قيام المستمعين بالشرح الجانبي لبعضهم
ر- التحدث عن كلام جميل ومواضيع عظيمة ثم لا يتم تنفيذ أي شيء
ز- شخص يتكلم “المدير” والباقون يصدقون على كلامه وتحول الاجتماع الذي يفترض أن تناقش فيه حقائق ومعلومات إلى محاضرة في مبادئ الحياة والعمل يلقيها كبير الاجتماع
س- سيطرة المصالح الشخصية على مناقشات الاجتماع
ش- الكذب والنفاق
ثانيا: أمور تنظيمية
أ- السماح للحاضرين باستخدام التليفون المحمول داخل غرفة الاجتماعات. وهذا يكون في منتهي السوء عند وجود عدد كبير من الحاضرين
ب- التدخين داخل غرفة الاجتماعات
ت- السماح بهبوط لغة الحوار
ث- دخول وخروج الحاضرين من وإلى الاجتماع
ج- استدعاء أشخاص لحضور الاجتماع بعد بدء الاجتماع بمدة كبيرة
نهاية الاجتماع
أ- طول زمن الاجتماع لساعات وساعات لأسباب غير منطقية
ب- عدم الانتهاء بقرارت واضحة. تجد الاجتماع ينتهي وكلٌ يمضي إلى حالِ سبيلِه ولا أحد يدري هل تم اتخاذ قرار أم لا
ما بعد الاجتماع
أ- الكل مستاء ومتململ
ب- الأمور لا تتحسن…..لا أحد يفعل شيئا
الاجتماعات التالية
أ- تكرار نفس الأخطاء كل اجتماع
